При первой проверке или при первом знакомстве с сотрудниками бухгалтерии и с бухгалтерским учетом конкретной организации-клиента нам часто задают вопросы о том, правильно ли сшиваются, комплектуются первичные учетные документы?

На этот счет сравнительно недавно появился комментарий к Письму Минфина РФ от 28.04.2020 № 02-07-05-34707: «Факты хозяйственной жизни отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности с группировкой по соответствующим счетам бухгалтерского учета (п. 29 СГС «Концептуальные основы»[1]).

Основанием для отражения таких фактов являются первичные учетные документы. Что входит в первичную документацию?

Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.

Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):

1) название;

2) дату составления;

3) название экономического субъекта, который его составил;

4) содержание факта хозяйственной жизни; Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Обратите внимание, что различные бухгалтерские справки, исправительные, записки, письма-пояснения и различные расчеты, составленные бухгалтером или главным бухгалтером, также являются первичными документами и должны обязательно выводиться на печать и соблюдать все указанные выше реквизиты.

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

- длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;

- повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

- 10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);

- 30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Учет первичной документации в бухгалтерии

Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.

Учет «первички» состоит из нескольких этапов:

1) приемка;

2) первичная обработка и регистрация;

3) проставление визы генеральным директором;

4) исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:

- за оформление документа и срок его составления;

- за количество экземпляров документа;

- за проверку документа и срок проверки;

- за обработку документа и срок обработки;

- за передачу документа в архив и срок передачи.

Для этого утверждается приложением к учетной политике «График документооборота» (в шаблоне учетной политике, предлагаемом нашей компанией, имеется типовой График документооборота).

О порядке подшивки документов

Коммерческие организации самостоятельно определяют, в каком порядке хранить бухгалтерские документы. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Все документы храните по тематическим папкам в соответствии с номенклатурой организации. То есть, все документы одного назначения складывайте в отдельные папки и размещайте в алфавитном порядке или по регистрационным номерам. 

Также, например, в малом предприятии с небольшим документооборотом допустимо завести папку для нескольких групп «смежных» первичных документов. Например, папка «Поставщики (счет 60)» в нее подшивать: ТОРГ-12, УПД, акты выполненных работ, оказанных услуг и даже счета-фактуры (для малых компаний на упрощенных режимах налогообложения). Однако для средних и крупных компаний все же счета-фактуры удобнее всего хранить отдельными томами («Книга продаж», «Книга покупок»).

Период, за который будут сшиваться первичные документы определите самостоятельно исходя из объема документов, это может быть год или полугодие (для очень маленьких компаний с очень маленьким документооборотом), квартал, месяц, неделя и даже 1 день (для самых крупных). Сильно большие и объемные папки лучше делить на тома (1, 2, 3 и т.д.).

Первичный учетный документ, по рекомендации Минфина РФ, может подшиваться либо отдельным томом, либо к одному из журналов операций. Соответствующий способ подшивки необходимо закрепить в учетной политике (допустимо и удобнее всего к графику документооборота указать срок хранения документа и порядок его сшивки). При этом независимо от того, какой способ учреждение выберет, должны соблюдаться требования, установленные п. 11 Инструкции № 157н. Так, первичные документы подбираются в хронологическом порядке и на обложке сформированной папки указываются:

1) наименование организации;

2) наименование раздела учета или наименование журнала операций с указанием (при наличии) его номера;

3) период (дата), за который сформирован журнал операций, с указанием года и месяца (числа);

4) название и порядковый номер папки (дела);

5) количество листов в папке.

Отметим, что первичные документы учреждение необязательно подшивать непосредственно к журналам операций, так как они могут содержаться и в отдельных подшивках, содержится также в Определении ВС РФ от 23.08.2019 № 301-ЭС19-13795 по делу № А82-4586/2018.

Как вывести на печать и найти указанные «журналы» хозяйственных операций и первичных документов?

Покажем Вам на примере раздела авансовый отчет.

Заходим в раздел «Операции»/ «Журнал операций» в главном меню

Устанавливаем желаемый нами период «Журнала операций»:

Теперь непосредственно в «Журнале операций» выбираем тип документа «Авансовый отчет»: правой кнопкой мышки в появившемся контекстном меню выбираем «Найти: Тип документа – Авансовый отчет»

Получается вот такой аккуратный Журнал операций, для примера за июнь 2019 года, отсортированный по разделу (типу документа) «Авансовый отчет»:

Вверху в меню в правом углу нажимаем кнопку «ещё»/ ниже «Вывести список…»/ «ОК»:

Получается вот такой простой список (реестр) первичных документов по разделу «Авансовый отчет»:

Список через меню «три точки справа» можно сохранить в формате Exel и вывести на печать или сразу вывести на печать:

А далее вот к данному распечатанному списку (реестру) документов подкладываем в хронологической последовательности прямо по указанному списку первичные документы, заодно проверяем и контролируем их наличие и полноту в бухгалтерском учете.

И так нужно будет сделать по каждому разделу (типу первичного документа) (например, требование-накладная, путевой лист, передача материалов в эксплуатацию, счет-фактура полученный, счет-фактура выданный, реализация (акт, накладная), поступление (акт, накладная) перемещение топлива в баки, учетный лист тракториста-машиниста, отчет производства за смену).

Также к реестру документов можно приложить распечатанные регистры бухгалтерского учета (карточку счета, анализ счета, оборотно-сальдовую ведомость по счету с подписями ответственных лиц, составивших данные регистры).

Далее расскажем как сделать, чтобы регистры первичных документов (обротно- сальдовые ведомости, анализ счета, карточки счета и д.р.) выводились на печать с подписями ответственных лиц:

Формируем оборотно- сальдовую ведомость по нужному счету, переходим «Показать настройки» во вкладку «Оформление» и ниже выбираем: «подписи»:

Кроме того, Минфин напомнил, что субъект учета в силу п. 33 «Концептуальные основы» обязан обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ, но не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены, а документов в части заработной платы не менее 75 лет. При наличии технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Отдельно о хранении электронных первичных документов

Рекомендуем для хранения электронных первичных документов, баз 1С, баз учета использовать либо несколько внешних дисков, либо облачные хранилища (например, Яндекc.Диск, облако Mail.ru, TeraBox (в этом облаке для хранения бесплатно дается целый терабайт!)) – во избежание пропажи данных в случае вирусной атаки или поломки, аварии компьютера или компьютерной системы. Регулярность сохранения данных в сервисы облачных хранилищ или на внешний жесткий диск обеспечить в идеале каждый день в вечернее нерабочее время, но не реже 1 недели, а вообще, чем более будет период, по истечении которого вы будите сохранять данные, тем больше данных Вам придется восстанавливать «ручным способом».

Попросите Ваших системных администратором или нашу компанию, чтобы помогли Вам настроить архивирование и сохранение баз 1С, также организуйте сохранение электронных первичных документов.