Коллеги, тема персональных данных становится всё более чувствительной и актуальной. Причём речь идёт не только о биометрии, но и о таких, казалось бы, привычных документах, как копия паспорта в личном деле работника.

Напомним: согласно статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обрабатывать сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, можно только при наличии письменного согласия субъекта. Это значит, что даже копия паспорта с фотографией может храниться в кадровых документах лишь при наличии отдельного письменного согласия работника. Более того, у работодателя должна быть конкретная, заранее определённая и законная цель хранения — например, выполнение требований миграционного законодательства. Если цели нет, то и согласие не спасёт: хранение копий будет считаться избыточным и незаконным.

Особенно важно помнить, что после увольнения сотрудника копии его паспорта и других документов хранить нельзя, если только прямо не установлена правовая обязанность.

За нарушения законодательства в этой сфере предусмотрены серьёзные штрафы по статье 13.11 КоАП РФ. Так, в 2025 году:
— за обработку персональных данных без согласия штраф для юрлиц составляет от 300 000 до 700 000 рублей;
— за невыполнение обязательств по обеспечению сохранности персональных данных — до 100 000 рублей;
— за отказ в предоставлении работнику доступа к его данным — до 10 000 рублей для должностных лиц.

Кроме того, с 30 мая 2025 года размеры штрафов за хранение копий паспорта без оснований были повышены:
— для должностных лиц и ИП — от 50 000 до 100 000 рублей;
— для организаций — от 150 000 до 300 000 рублей.

Теперь увяжем это с последними изменениями. С 1 октября 2025 года усиливается контроль за персональными данными в целом, а с 2026 года вводится обязательная аккредитация для компаний, обрабатывающих биометрию (фото, голос, отпечатки пальцев). В КоАП планируется ввести и оборотные штрафы — до 3% от годовой выручки компании за повторные или систематические нарушения.

Таким образом, ситуация для работодателей складывается весьма жёсткая:

1. Хранение копий паспортов без оснований и согласия — уже риск.
2. Биометрия (включая фотографии) — с 2026 года исключительно через аккредитованные компании.
3. Штрафы становятся оборотными, что особенно опасно для бизнеса с крупной выручкой.

Совет для сельхозорганизаций и фермерских хозяйств. В аграрном секторе кадровая работа часто ведётся упрощённо: копии паспортов и фотографий сотрудников привычно подшиваются в личные дела «на всякий случай». Теперь это крайне рискованно. Лучше вообще отказаться от хранения копий паспортов и фотографий работников, оставив только те сведения, которые прямо требуются по закону (например, реквизиты документа для трудового договора). При проверке именно такие «избыточные» копии чаще всего становятся основанием для штрафа.

Что стоит сделать уже сегодня:
— проверить личные дела работников и удалить ненужные копии;
— составить акт об уничтожении лишних документов;
— обучить кадровиков и бухгалтеров новым требованиям;
— заранее подготовиться к аккредитации поставщиков сервисов, работающих с биометрией.

Иначе цена ошибки с октября 2025 года резко возрастёт — и в рублях, и в репутации.