Очень часто на сельхозпредприятиях случается ситуация, когда сотрудника направляют в командировку и при этом билеты для него покупает другой сотрудник, а ему необходимо возместить расходы, которые могут быть связаны с поездкой. Это закреплено в статье 167 ТК. Как быть, если билет в такую поездку покупал другой сотрудник? Давайте разберемся, тем более что разъяснения дал Минфин в своем письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879.

Что необходимо возместить сотруднику при командировке:

Статьи 167 и 168 ТК РФ обязуют работодателей возмещать расходы работников, направленных в служебные командировки.

Согласно данным статьям Трудового кодекса РФ работодатель обязан возмещать сотруднику:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;  
• расходы по проезду;
• другие расходы (например, услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.), произведенные с ведома организации.

То есть работодатель обязан оплатить все затраты работника на проезд в командировку, включая проезд транспортом.

Согласно пункту 12 постановления № 749 расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это значит, что работодатель также должен оплатить проезд до аэропорта.

Обязательно должны быть документы (билеты), подтверждающие эти расходы. В частности, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Чем командированный может подтвердить авиаперелет или проезд по железной дороге?

Любой проезд сотрудник должен подтверждать документально.

Авиаперелет командированного работника подтверждают:

1. маршрут/квитанция авиабилета, в которой указана стоимость перелета;
2. посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в билете маршруту.

Маршрутную квитанцию работник получает на электронную почту, которую указывает при оплате. Все билеты электронные, поэтому в квитанции дополнительных печатей и подписей не нужно требовать.

Посадочный талон работник получает в аэропорту на стойке регистрации или при онлайн-регистрации. Если после перелета посадочный талон не сохранился, то подтвердить расходы на перелет можно справкой, выданной авиакомпанией.

При возмещении командировочных расходов также нужно руководствоваться постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749.

Этим документом утверждены особенности направления работников в служебные командировки.

Чем командированный может подтвердить проезд

Когда сотрудник приобретает ж/д билеты через Интернет, ему на почту приходят электронный билет на поезд и чек об оплате. Тогда в качестве подтверждения сотрудник должен предоставить или электронный билет (если в нем есть реквизиты чека об уплате или QR-код), или же электронный билет и чек об оплате (если в билете не напечатаны реквизиты чека или нет QR-кода).

Если билеты покупались непосредственно в кассе вокзала, сотрудник должен получить на руки:

• либо «физический» билет на поезд и кассовый чек (если на билете нет реквизитов чека или QR-кода);
• либо только билет (если на нем напечатаны реквизиты чека или есть QR-код).

Как быть, если билеты куплены другим командированным работником?

Как быть в ситуации, если билет оформлен на одного сотрудника, а покупался он с карты другого сотрудника. Такую ситуацию лучше заранее прописать в ЛНА или коллективном договоре. 

Если порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником не урегулированы законодательством, то его можно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. 

Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два билета на самолет электронно, оплаты произвел со своей карты. Получается, билет выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника. 

В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Тогда каждый из работников подтверждает свои командировочные расходы.

Минфин в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879 сообщил, что подтверждением будет являться:

• выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты
• расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.

Сотрудники не позднее трех дней после возвращения из командировки должны составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки: билеты на проезд, счета на оплату жилья, кассовые чеки и т. д.

Вопрос: О порядке возмещения расходов на проезд командированного работника в случае приобретения авиабилетов другим командированным работником.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 18 сентября 2023 г. № 02-07-10/88879

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение от 18.08.2023 (далее — Обращение) и сообщает.
В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации» Министерство финансов Российской Федерации не наделено полномочиями по разъяснению действующего законодательства Российской Федерации и практики его применения.
Обращение следует направлять надлежащим образом оформленным, на бланке органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного (муниципального) учреждения, иного юридического лица, с подписью лица, на то уполномоченного.
Вместе с тем по вопросу, изложенному в Обращении, полагаем возможным отметить следующее.
Статьей 167 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно статье 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждены особенности направления работников в служебные командировки (далее — Постановление № 749).

В тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду пункт 12 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Согласно пункту 12 Постановления № 749 расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Таким образом, особенностями направления работников в служебную командировку определены состав расходов на проезд в служебную командировку, возмещаемых работнику, и обязательность представления документов, подтверждающих указанные расходы.

Учитывая изложенное, в случае, когда вопросы порядка возмещения сотруднику расходов, произведенных им в командировке (в частности, порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником), не урегулированы нормативными правовыми актами, определение указанного порядка возможно, по мнению Департамента, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (наймодателя).