Работник организации заменил паспорт в связи с достижением 45 лет и представил новый паспорт в отдел кадров. Какие документы должны оформить в отделе кадров? Где отразить изменения? Нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно зачеркнуть в договоре прежние паспортные данные и внести новые?

Персональные данные работника содержатся в трудовой книжке, личной карточке работника и трудовом договоре.

При замене паспорта работником организации в связи с достижением определенного возраста (20 и 45 лет) руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо организации издает соответствующий приказ (распоряжение) о внесении необходимых изменений или дополнений в личную карточку работника и в трудовой договор работника.

Основанием для издания такого приказа (распоряжения), как правило, является личное заявление работника с приложением копии нового паспорта.

После издания работодателем указанного приказа работник кадровой службы организации вносит соответствующие изменения или дополнения в личную карточку и в трудовой договор работника, а также указывает основания, в связи с которыми вносятся изменения.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" была утверждена форма личной карточки работника - унифицированная форма № Т-2 (форма по ОКУД 0301002). В то же время с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Следовательно, работодатель имеет возможность или использовать унифицированную форму № Т-2 (форма по ОКУД 0301002) личной карточки, или утвердить локальным актом свою форму личной карточки работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. При изменении данных старые данные зачеркиваются и вместо них вносятся новые в соответствии с представленным в кадровую службу документом (паспортом).

В соответствии с требованиями ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица. Так как данная информация не является обязательным условием трудового договора, то заключение дополнительного соглашения к трудовому договору в данном случае не является обязательным. Работник кадровой службы может внести изменения в трудовой договор путем зачеркивания старых данных паспорта работника и вписать в договор данные нового паспорта, заверить запись своей подписью и ознакомить работника с внесенными изменениями под подпись.

Поскольку Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, вносить изменения в трудовую книжку в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.

Таким образом, при замене паспорта в связи с достижением определенного возраста (45 лет) работодатель должен внести изменения или дополнения сведений в личную карточку и в трудовой договор работника. Изменения вносятся путем зачеркивания в указанных документах старых паспортных данных и записью новых паспортных данных. С внесенными изменениями работник ознакомляется под подпись.