В учете по упрощенной системе налогообложения (объект «доходы минус расходы») расходы на оплату труда и страховые взносы включаются в налоговую базу по дате их фактической выплаты и уплаты.

Неправильная настройка учета в 1С приводит к тому, что суммы заработной платы и страховых взносов не попадают в налоговый учет и не отражаются в КУДиР. Ниже представлен регламентированный порядок действий, основанный на положениях Налогового кодекса РФ и официальных методических рекомендациях 1С.

Проблема: зарплата и взносы не попадают в КУДиР

Если в настройках учетной политики включен режим
«Учет расчетов с персоналом — сводно по всем работникам»,
то 1С не формирует налоговые записи автоматически. В этом режиме выплаты отражаются только бухгалтерскими проводками без связи с регистром налогового учета УСН.

В результате в Книге доходов и расходов (КУДиР) данные по зарплате и страховым взносам отсутствуют, хотя выплаты фактически произведены.

Проверка способов отражения в 1С БП:

• Раздел: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Отражение в учете → Способы учета зарплаты
• Поле «Отражение в УСН» должно быть заполнено «Принимаются».
• Это гарантирует, что суммы начисленной зарплаты будут учитываться в расходах по УСН.

Проверка оплаты ведомости:

• Ведомость на выплату должна быть проведена.
• Ведомость должна быть оплачена фактически.
• Только после проведения и оплаты программа формирует записи в регистрах УСН, которые попадают в КУДиР.

Фактическая выплата — ключевой момент для признания расходов на оплату труда согласно пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

И ключевое:

Варианты корректного отражения расходов

Вариант 1. Ручное внесение данных через документ «Запись книги доходов и расходов УСН»

Порядок действий:

• Раздел Операции → Записи книги доходов и расходов УСН.
• Создать новую запись.
• В поле Дата указать день выплаты зарплаты (дату фактического перечисления).
• В табличной части указать:
  • документ-основание (платежное поручение или ведомость);
  • содержание операции: «Выплата заработной платы за ...»;
  • сумму выплаты (включая удержанный НДФЛ);
  • статус «Принимается».
• Провести документ.

Так отражается и аванс, и основная часть заработной платы.

Результат: суммы появятся в разделе I КУДиР (строка 030).

Вариант 2. Автоматизация через изменение вида операции в банковской выписке

Если требуется автоматическое попадание в КУДиР без ручного ввода, допускается технический обходной вариант.

Суть:
в документе «Списание с расчетного счета» или в загруженной банковской выписке изменить вид операции с
«Выплата заработной платы» → на «Прочие расчеты с персоналом» или «Прочие расходы».

Что дает:
1С перестает относить платеж к зарплатным расчетам и включает его как обычный расход, который учитывается в налоговом учете и попадает в КУДиР автоматически.

Важно понимать:
такой метод является упрощенным техническим решением, применимым только в малых организациях, где зарплата ведется сводно, а расчеты по НДФЛ и взносам фиксируются отдельно (например, в программе 1С:ЗУП).
При проверке ФНС можно аргументировать, что детализация ведется в отдельном контуре учета, а в бухгалтерии отражается консолидированно.

Отражение страховых взносов

Для включения уплаченных страховых взносов в расходы УСН используется документ
«Сведения об уплате налогов».

Раздел: Операции → Сведения об уплате налогов.

1. Если подключен сервис «1С-Отчетность», данные автоматически переносятся из личного кабинета налогоплательщика ФНС.
2. Если сервис не используется — документ создается вручную, на дату фактической уплаты взносов.
3. В документе указываются вид налога (страховые взносы), период, сумма, дата исполнения обязанности.
4. Документ не формирует проводок, но вносит данные в регистры налогового учета, обеспечивая отражение расходов в КУДиР.

Результат: суммы страховых взносов будут отражены в разделе I КУДиР (строка 040).

Проверка данных в Книге доходов и расходов УСН

Раздел Отчеты → Книга доходов и расходов УСН → Сформировать.

Пример по май 2024 г.:

6. Итоговые рекомендации

1. При учете зарплаты «сводно по всем работникам» — расходы отражаются только вручную документом «Запись книги доходов и расходов УСН».
2. Для автоматизации без потери налогового учета — возможно использование измененного вида операции в выписке банка.
3. Для страховых взносов — обязательно создавать документ «Сведения об уплате налогов».
4. После завершения месяца — формировать и проверять отчет «Книга доходов и расходов УСН».

Заключение:

Применение указанной схемы обеспечивает соответствие требованиям
пп. 6–7 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ, исключает налоговые риски и позволяет корректно формировать КУДиР.
Рекомендовано для малых и средних организаций, применяющих УСН «доходы минус расходы» и ведущих сводный учет расчетов с персоналом.