Согласно пункта 3 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», с 26 июля 2019 года, требования главного бухгалтера об оформлении и сроках представления первичных бухгалтерских документов стали обязательны для всех работников компании. Для соблюдения правил их нужно оформить письменно, например, в виде положения об оформлении первичных документов.

Положение важно составить для разграничения ответственности между работниками компании за достоверность первичных документов. Учет фиктивных расходов, несуществующих долгов, а также мнимых или притворных объектов бухучета с 9 июня 2019 года относят к грубым нарушениям бухучета (п. 1 примечания к ст. 15.11 КоАП). Ответственность за такие действия наступает независимо от суммы нарушения. За отражение фиктивного расхода в учете любой, даже минимальной суммы в 100 руб. должностное лицо вправе оштрафовать. Штраф за первичное нарушение до 10 000 руб., за повторное – до 20 000 руб.

Избежать штрафа главному бухгалтеру удастся только если он докажет, что учет искажен из-за недостоверных первичных документов, которые составляли другие лица, или первичных учетных документов, переданных не вовремя (ч. 1.1 примечания к ст. 15.11 КоАП). Письменно оформленные требования главного бухгалтера разграничат ответственность за составление конкретных документов и при проверке инспекторы оштрафуют работника, который составил и подписал недостоверную первичную документацию.