При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ (например, при выплате арендной платы в натуральной форме) налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Конкретная форма сообщения ни физлицам, ни в ИФНС не предусмотрена. При этом в Приказе ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме» говорится, что сообщение о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога представляется в налоговый орган в электронном виде.

С учетом отсутствия утвержденной формы документа налоговый агент вправе выслать налогоплательщику ему письменное сообщение о невозможности удержать налог в произвольной форме с указанием всех данных (включая сумму дохода и сумму неудержанного налога).