Ниже разобраны две распространенные операции организации: предоставление работнику жилого помещения и выплата материальной помощи бывшему работнику.

Жилое помещение работнику

Если организация предоставляет гражданину помещение для проживания, отношения целесообразно оформлять договором найма жилого помещения. Для налогового учета имеет значение фактическое содержание операции и статус объекта недвижимости, а не только название договора.

Ключевое условие для НДС: помещение должно быть жилым и относиться к жилищному фонду. Услуги по предоставлению в пользование жилых помещений в жилищном фонде всех форм собственности освобождаются от НДС [подп. 10 п. 2 ст. 149 НК РФ]. ФНС подтверждает применение этой нормы к плате за предоставление жилого помещения по договору найма.

Отказаться от такого освобождения по собственной инициативе нельзя: механизм отказа, установленный п. 5 ст. 149 НК РФ, относится к операциям, перечисленным в п. 3 этой статьи.

Практика 2026. Повышение основной ставки НДС до 22% с 1 января 2026 года не меняет освобождение по подп. 10 п. 2 ст. 149 НК РФ. По льготируемой операции НДС по-прежнему не начисляется.

Документы по найму

Счет-фактуру по освобожденной операции можно не выставлять при наличии письменного согласия сторон в случаях, предусмотренных подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ. Первичный документ при этом может оформляться самостоятельно с соблюдением требований бухгалтерского законодательства.

УПД со статусом 1, совмещающий функции счета-фактуры и первичного документа, для такой операции не требуется. УПД со статусом 2 организация вправе использовать как первичный документ, если такая форма предусмотрена ее документооборотом. ФНС допускает использование первичных документов вместо счета-фактуры при операциях, по которым счета-фактуры не составляются.

Оптимальный комплект документов:

— договор найма жилого помещения с указанием размера платы и порядка расчетов;

— акт приема-передачи помещения;

— документы, подтверждающие оплату;

— при необходимости документы, подтверждающие статус помещения как жилого.

В документах по освобожденной от НДС операции сумму налога выделять не следует. Пункт 5 ст. 168 НК РФ прямо предусматривает оформление документов без выделения НДС с соответствующей отметкой «Без налога (НДС)».

Если организация все же выделит НДС в счете-фактуре, возникает риск применения п. 5 ст. 173 НК РФ, предусматривающего уплату в бюджет суммы налога, указанной в таком документе.

Раздел 7 декларации по НДС

Организация, исполняющая обязанности плательщика НДС, отражает освобожденную операцию в разделе 7 декларации. ФНС прямо указывает, что операции, перечисленные в ст. 149 НК РФ, отражаются в разделе 7 с соответствующим кодом операции.

Для конкретного периода бухгалтеру следует использовать актуальную форму декларации и действующий справочник кодов, утвержденные приказом ФНС России от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@.

Если организация не является плательщиком НДС либо имеет освобождение от исполнения обязанностей плательщика, порядок представления декларации определяется уже ее налоговым статусом. Например, для организаций на УСН с доходом за 2025 год не более 20 млн руб. с 2026 года действует освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС.

Коммунальные услуги

Здесь налоговый результат зависит прежде всего от договора.

Если работник самостоятельно оплачивает коммунальные услуги управляющей организации или поставщикам ресурсов, организация не получает соответствующую сумму и не формирует отдельный оборот по коммунальным услугам.

Если работник перечисляет деньги организации для возмещения коммунальных расходов, ситуацию нужно анализировать отдельно. Значение имеют содержание договора, порядок расчетов, документы поставщиков и то, действует ли организация как фактический поставщик услуги либо только получает компенсацию понесенных расходов.

Наиболее прозрачный вариант для налогового контроля: в договоре отдельно определить плату за наем и закрепить обязанность работника самостоятельно оплачивать коммунальные услуги непосредственно поставщикам, когда это технически возможно.

Входной НДС

По расходам, связанным с необлагаемой операцией, входной НДС в общем случае к вычету не принимается и учитывается в стоимости приобретений [подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ].

Если организация одновременно осуществляет облагаемые и освобожденные операции, требуется раздельный учет входного НДС [п. 4 ст. 170 НК РФ].

Отдельно проверяется ситуация, когда квартира или иное помещение ранее приобретались либо строились с предъявлением НДС к вычету. При последующем использовании объекта в необлагаемой деятельности вопрос восстановления налога оценивается с учетом конкретного основания первоначального вычета, в том числе положений ст. 171.1 НК РФ.

НДФЛ у работника

Сам факт предоставления работнику жилого помещения не означает автоматически появления облагаемого НДФЛ дохода. Если работник платит установленную договором плату за наем, оснований считать всю стоимость проживания его доходом только из-за трудовых отношений нет.

Дополнительная проверка нужна, если помещение предоставляется бесплатно либо по существенно заниженной плате. Особенно внимательно следует оценивать ситуацию с руководителем, участником общества или иным лицом, находящимся под контролем организации.

Здесь важны фактические обстоятельства, а не формальное название договора. При наличии взаимозависимости применяются правила ст. 105.1 НК РФ.

Материальная помощь бывшему работнику

Если трудовой договор прекращен и после увольнения с физическим лицом не заключен договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг, сама по себе выплата материальной помощи не становится объектом страховых взносов. Объект по ст. 420 НК РФ связан, в частности, с выплатами в рамках трудовых отношений и определенных гражданско-правовых договоров.

Для взносов на травматизм действует аналогичный принцип: необходимо установить наличие отношений, являющихся основанием для страхования по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Материальная помощь бывшему работнику не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль [п. 23 ст. 270 НК РФ]. При ЕСХН она также не относится к закрытому перечню расходов [п. 2 ст. 346.5 НК РФ].

НДФЛ зависит от основания увольнения

Пункт 28 ст. 217 НК РФ предусматривает освобождение от НДФЛ материальной помощи бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, в пределах 4 000 руб. за налоговый период.

Если бывший работник уволился по собственному желанию, соглашению сторон, сокращению либо другому основанию, не связанному с выходом на пенсию по возрасту или инвалидности, специальное освобождение для бывшего работника не применяется. ФНС подтверждает именно такое разграничение.

При начислении 100 000 руб. и отсутствии иных обстоятельств расчет при ставке 13% будет следующим:

Расчет 13% применим только при условии, что соответствующая часть налоговой базы физического лица находится в пределах первой ступени прогрессивной шкалы. С 2025 года для основной налоговой базы действуют ставки 13%, 15%, 18%, 20% и 22%.

Поэтому бухгалтеру нельзя механически применять 13% к любой выплате 100 000 руб. Если у физического лица уже сформирована значительная налоговая база с начала года, часть выплаты может облагаться по повышенной ставке.

Обратите внимание. Если 100 000 руб. должны быть перечислены бывшему работнику именно «на руки», это не начисленная сумма. НДФЛ потребуется рассчитать обратным способом с учетом применяемой ставки и права на вычет.

Важная поправка по кодам доходов

В исходных материалах коды 2710 и 2760 были распределены наоборот.

Для материальной помощи, предоставленной работодателем своему работнику либо бывшему работнику, уволившемуся в связи с выходом на пенсию по возрасту или инвалидности, применяется код дохода 2760, а вычет в пределах 4 000 руб. отражается по коду 503.

Код 2710 применяется для материальной помощи, которая не относится к указанным специальным категориям.

Для бухгалтера это принципиально: неверный код в 1С может привести к неправильному отражению дохода и вычета в отчетности по НДФЛ.

Подарок вместо материальной помощи

Если организация действительно безвозмездно передает бывшему работнику деньги именно в качестве подарка, операцию можно оформить договором дарения денежных средств. Подменять материальную помощь подарком только ради налоговой экономии не следует.

Стоимость подарков от организации или ИП освобождается от НДФЛ в пределах 4 000 руб. за налоговый период [п. 28 ст. 217 НК РФ]. Для отражения подарка используется код дохода 2720, а соответствующий вычет имеет код 501. ФНС подтверждает применение кода 2720 для стоимости подарков.

При этом содержание договора, приказа и платежного документа должно соответствовать реальной экономической сути операции.

Бухгалтерский учет и 1С

Для бывшего работника расчет целесообразно вести через счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», если иное не предусмотрено принятой организацией аналитикой.

При начислении материальной помощи:

— Дт 91.02 Кт 76 — 100 000 руб.;

— Дт 76 Кт 68 — удержанный НДФЛ;

— Дт 76 Кт 51 — сумма, перечисленная бывшему работнику.

Расход в 100 000 руб. не принимается для целей налога на прибыль. Если организация применяет ПБУ 18/02, нужно отдельно определить возникающую постоянную разницу и соответствующий налоговый эффект.

В 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии важно прежде всего правильно определить вид дохода, код дохода НДФЛ, право на вычет 4 000 руб. и отсутствие объекта по страховым взносам. Конкретные названия документов и разделов зависят от релиза программы, поэтому их нельзя универсально воспроизводить для всех конфигураций.

Для пенсионной материальной помощи следует проверить код 2760 и вычет 503. Для обычной материальной помощи бывшему работнику применяется код 2710, если отсутствуют специальные основания для другого кода. Актуальный справочник ФНС необходимо сверять с релизом программы на дату формирования отчетности.

Практический алгоритм проверки

— По жилью сначала подтвердить статус помещения как жилого и его принадлежность к жилищному фонду.

— Затем проверить договор: отдельно указать плату за наем, коммунальные платежи и порядок расчетов.

— В документах по найму не выделять НДС и использовать отметку «Без налога (НДС)».

— При наличии облагаемых и необлагаемых операций организовать раздельный учет входного НДС.

— По бывшему работнику проверить дату прекращения трудового договора и отсутствие нового договора ГПХ.

— Определить основание увольнения до расчета НДФЛ: именно оно влияет на право на освобождение 4 000 руб.

— Перед выплатой проверить совокупную налоговую базу физического лица и применяемую ставку НДФЛ.

— В 1С отдельно проверить код дохода: 2760 для соответствующей материальной помощи работнику или бывшему пенсионеру и 2710 для иных случаев.

Главный практический риск в первой операции связан не с самой платой за жилье, а с неправильным статусом помещения, коммунальными платежами и входным НДС. Во второй операции наиболее частая ошибка заключается в автоматическом применении вычета 4 000 руб. любому бывшему работнику и в неправильном выборе кода дохода.