График отпусков - это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Успейте до 17 декабря включительно составить график отпусков на 2021 год. Какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год рассмотрим в нашей статье.

Как правильно составить график отпусков

 

Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1).

 

Что учесть при планировании отпусков

 

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

 

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года

 

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в длительность отпуска не включайте (ст. 120 ТК РФ). А вот обычные еженедельные выходные входят в период ежегодного отдыха, ведь его считают в календарных днях (ст. 115 ТК РФ).

Например, если указать в графике восемнадцать дней отпуска с 1 января, то восемь праздничных дней с 1 по 8 января в длительность отпуска не войдут. Надо будет предоставить отпуск не по 18, а по 26 января. Лучше укажите начало отпуска с 9 января, но предварительно согласуйте это с сотрудником. Не забудьте уведомить сотрудников о начале отпуска не позже чем за две недели. 

 

Как учесть в графике отпусков работников, которым

задолжали отпуск или дали его авансом

 

  1. Сотрудник отложил отпуск

Если сотруднику разрешили отложить отдых, но подобрать удобные периоды для него в этом году не получилось, отпуск можно перенести на следующий год. Трудовой кодекс этого не запрещает (ст. 124 ТК).

Законом не предусмотрено, что отпуска за прошлые периоды надо включить в новый график. Но если утвердить даты отпуска, сотрудники будут обязаны отгулять его в утвержденные графиком дни. Исключение - сотрудники с тремя и более детьми в возрасте до двенадцати лет, инвалиды и другие категории сотрудников, которые могут использовать отпуск в удобное время (ч. 24 ст. 123, ст. 262.2 ТК).

Неиспользованные дни отпуска, внесенные в график, защитят компанию в случае претензий проверяющих. Если на проверке трудинспекторы решат, что работодатель оставил сотрудника без отпуска, график докажет обратное (ч. 12 ст. 5.27 КоАП).

Внесите в график сведения о перенесенном отпуске. Количество дней, которые не использовал сотрудник, прибавьте к тем, что положены работнику в следующем году. Общее количество укажите в графе 5, как на образце 1 ниже. В графе 6 — запланированные даты начала отпуска. В графе 10 сделайте отметку о причинах переноса отпуска и укажите, что согласовали перенос с сотрудником.

 

  1. Сотрудник взял отпуск авансом

Сотрудники могли использовать отпуск авансом. Например, если им пришлось отгулять отпуск по графику в нерабочие дни или в период введения карантина, когда все границы были закрыты. В июле работодатель разрешил им взять две недели отпуска за 2021 год, чтобы съездить на море. В этом случае в графике на 2021 год укажите оставшиеся дни отпуска, как на образце 2. Если таких дней не осталось, поставьте в графе 5 цифру 0.

 

  1. Сотрудник уходил в отпуск за свой счет

Во время действия ограничительных мер компании отправляли сотрудников в неоплачиваемые отпуска. У сотрудников, которые находились в отпуске за свой счет больше двух недель, окончание рабочего года сдвинулось. В стаж, который дает право на отпуск, можно включить только 14 дней отпуска без сохранения зарплаты в течение одного рабочего года. Предоставленные сверх этого дни удлиняют рабочий год (ст. 121 ТК).

Общее количество дней отпуска из-за сдвига окончания рабочего года не меняется. Поэтому укажите в графике положенный по закону отпуск — не менее 28 дней (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Определите дату окончания рабочего периода, чтобы сотрудник не ушел в отпуск раньше, чем его заработает. Кроме того, сдвиг рабочего периода влияет на расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. А отпускной стаж становится меньше, также как оплачиваемый период и сумма компенсации.

Утверждение графика отпусков

 

Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. 

 

Как вносить изменения в график отпусков

 

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска. Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

 

Ответственность за отсутствие графика отпусков

 

Поскольку график отпусков - это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей - ИП - от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц - от 30 000 до 50 000 руб.