Ну что поздравляю!! Начинается период отпусков, и я очень надеюсь, что в ближайшее время вы сможете отдохнуть. Не важно где и как, просто действительно стоит отвлечься от текущей работы, тем более, что начало лета - самое подходящее для этого время: отчетность сдана, налоги рассчитаны, посевная закончена и можно, да даже нужно немного передохнуть. Как показывает практика, некоторые главбухи не ходят в отпуск по несколько лет. Конечно, понимаю – работы много, но, дорогие коллеги, жизнь одна, и поверьте, никуда ваша работа не убежит, а вот отвлечься и поднабраться сил – куда важнее. Но здесь очень важно правильно распределить задачи, полномочия и просто работу бухгалтерии на период вашего отсутствия, чтобы спокойно отдыхать, а вас не «дергали» и постоянно не вызывали. Давайте поговорим об этом.

Итак, главному бухгалтеру организации, как и любому работнику организации, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком). Отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для всех работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.

Вместе с тем, чтобы у организации не было проблем, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно, тем более, что это требование п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Хотя некоторые небольшие организации умудряются приостановить работу, а после выхода из отпуска бухгалтер бегает весь «в мыле» и разносит накопившиеся документы, да и в придачу всех на своем пути. Не нужно до этого доводить. И, на мой взгляд, приостанавливать ведение бухгалтерского учета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.

Мне кажется, профессионализм главного бухгалтера состоит не только в том, что он все знает, может и умеет, а еще и в том, что он сумел настолько настроить работу бухгалтерии, что его временное отсутствие значительно не повлияет на текущую работу.

Но в то же время нужно понимать, что в процессе деятельности сельхозорганизации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.

Если в штате сельхозорганизации числится заместитель главного бухгалтера (что очень часто бывает), то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных сельхозорганизациях), то руководитель должен  издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Обратите внимание, что заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера учитывается в должностной инструкции или в трудовом договоре, то есть считается, что в его должностном окладе заместителя уже заложено замещение главбуха.

В целом, несмотря на кадровый «голод» в сельском хозяйстве очень рекомендую главному бухгалтеру найти надежного заместителя, на которого можно оставить на время любую работу.

Если же в штатном расписании организации не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые эти варианты:

  1. На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.

Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ). За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).

Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются: работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем, срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа и размер доплаты.

Также издается приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть примерно такая формулировка: «Возложить на Семенову Л.В. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2018 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Куликовой Т.С.».

  1. Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. На время длительного отсутствия главбуха (например, ухода его в отпуск по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).

Временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей, то есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.

  1. На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). Это бывает очень редко, но данный вариант также стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера, а, к примеру, никто из бухгалтеров не может составить годовую отчетность, поэтому заключается договор с бухгалтером со стороны, способным сделать такую работу.

Обратите внимание на обязанности и полномочия, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.

Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано, но все же в Приказе или ином документе нужно предусмотреть перечень документов, которые будет подписывать «новоиспеченный» главбух.

Что же касается передачи отчетов в государственные органы и взаимоотношений с банком (проведения денежных платежей), то в большинстве хозяйств уже действует электронная форма сдачи отчетности и интернет-банк. И здесь для доступа исполняющего обязанности главбуха достаточно передать электронные ключи и пароли для входа в электронные системы. Очень рекомендуем для того, чтобы не волноваться в отпуске – снять с себя ответственность, передав электронные ключи по акту (а лучше всего в присутствии руководителя).

И, тем не менее главный бухгалтер перед своим уходом бухгалтер должен позаботиться об исполнении регулярных и срочных платежей, составив план и ознакомив его со своим заместителем, провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, наилучшим вариантом будет раздать коллегам памятки с подсказками (и по сути составить план их действий), как и что надо делать в ваше отсутствие. Составьте письменное распоряжение, кто за какие вопросы отвечает. Если вы сумеете четко распределить работу сотрудников бухгалтерии, сможете избежать споров, конфликтных ситуаций и ошибок в текущих бухгалтерских делах.

Очень рекомендую за одну-две недели до начала отпуска начать записывать такие задачи, которые сможете сделать только вы. Постарайтесь их ранжировать: что необходимо выполнить срочно – это просто необходимо и вам в отпуске не дадут покоя, если вы это не сделаете, а что подождет до вашего возвращения. Часть этих задач можете поручить коллегам, но заранее проинструктируйте их, как и что делать.

Если вы хотите нормально отдохнуть, то предупредите заместителя и всех коллег, что звонить вам стоит только в случае крайней необходимости. То есть когда у них не хватает полномочий, чтобы решить какой-то вопрос, а это сверхважнейший вопрос. Если есть возможность решить проблему самостоятельно или отложить ее до вашего приезда, попросите не торопиться со звонком.

Можно ли отозвать главбуха из отпуска?

В ст. 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается. Поэтому что бы не произошло (началась налоговая проверка, не смогли провести платежи, не могут сформировать отчетность и т.д.), вы имеете полное право отдыхать. В то же время для решения различных проблем рекомендуем быть на связи и максимально доступным. Ну что поделать – должность у вас серьезная и ответственная.

В итоге для хорошего и спокойного отпуска нужно сделать не так то и много:

 

Предупредить руководство, коллег и партнеров о предстоящем отпуске заранее …чтобы потом руководитель не говорил, что не время сейчас отпусков – столько работы

 

Определить, кого вы оставляете вместо себя, и какую работу будет делать за вас заместитель…или решить, как распределить дополнительную нагрузку между подчиненными

 

Повесить в бухгалтерии памятку по работе каждого на время вашего отпуска …либо положить каждому на стол, чтобы была перед глазами каждого бухгалтера

 

Составить планы работы для подчиненных, выполнение которых будет контролировать ваш заместитель

 

Хорошего отдыха!!!