В каждой сельскохозяйственной организации работают водители. Но и водители организаций, и мы, как водители своих личных автомобилей, иногда нарушаем правила дорожного движения (ну уж простите, редко встречаются водители без единого штрафа). Поэтому, если организация имеет свои транспортные средства, ей часто приходят протоколы об административном штрафе за совершенное водителем нарушение правил дорожного движения. Причем, очень часто это происходит на основании данных камер, расставленных вдоль дороги, поэтому водитель может и не знать о том, что он нарушил правила и организация за него должна оплатить штраф. Как быть в такой ситуации? Кто должен платить – работник или работодатель? Может ли работник отказаться платить штраф? Как взыскать с водителя сумму штрафа? Каковы налоговые последствия оплаты штрафа за работника? На эти и иные вопросы попробуем найти ответы в данной статье.

Для начала остановимся на правилах дорожного движения и ответственности за их нарушение

Итак, в целях обеспечения порядка и безопасности дорожного движения, повышения эффективности использования автомобильного транспорта Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 были введены правила дорожного движения. За нарушение некоторых положений данных правил КоАП РФ предусмотрена административная ответственность (гл. 12).

Нарушение правил дорожного движения может быть зафиксировано как сотрудником ГИБДД, так и камерой видеонаблюдения. Если правонарушение зафиксировано инспектором ГИБДД, он может на месте (в соответствии с нормами КоАП РФ) выписать водителю штраф. Если же нарушение правил зафиксировано специальными техническими средствами, имеющими функции фото- и видеозаписи, постановление о привлечении к ответственности в виде штрафа направляется владельцу транспортного средства (ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ) – в нашем случае работодателю.

Отдельно хочется сказать о фиксации правонарушения видеокамерами. За административные правонарушения в области дорожного движения установлен особый порядок привлечения к административной ответственности при их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами, имеющими функции фото-, видеозаписи. Согласно ч. 3 ст. 28.6 КоАП РФ в таких случаях протокол об административном правонарушении не составляется, постановление по делу об административном правонарушении выносится без участия собственника (владельца) транспортного средства. В соответствии с ч. 3.1 ст. 4.1 КоАП РФ в указанных случаях назначается административный штраф, исчисленный в наименьшем размере в пределах санкции применяемой статьи или части статьи Особенной части КоАП РФ. Если применяемой нормой установлено административное наказание в виде лишения права управления транспортным средством или административный арест, то назначается штраф в максимальном размере, установленном для граждан.

Если правонарушение было зафиксировано сотрудниками ГИБДД с применением указанных выше технических средств, которые не работали в автоматическом режиме, то согласно ч. 1 ст. 28.6 КоАП РФ должностное лицо выносит постановление по делу об административном правонарушении либо составляет протокол об административном правонарушении в отношении водителя транспортного средства. Полученные материалы фото- и видеозаписи при составлении протокола об административном правонарушении приобщаются к нему в качестве доказательств совершения нарушения. В этом случае нормы, установленные ст. 2.6.1, ч. 3.1 ст. 4.1, ч. 3 ст. 28.6 и ч. 6 ст. 29.10 КоАП РФ, не применяются.

Возникает вопрос: если за рулем сидел работник, всегда ли ответственность несет организация как владелец автомобиля?

Не всегда. Согласно ч. 2 ст. 2.6.1 КоАП РФ, собственник (владелец) транспортного средства освобождается от административной ответственности, если в ходе рассмотрения жалобы на постановление по делу об административном правонарушении будут подтверждены содержащиеся в ней сведения о том, что в момент фиксации административного правонарушения транспортное средство находилось во владении или в пользовании другого лица либо к данному моменту выбыло из его обладания в результате противоправных действий других лиц.

Напомним, что в силу ч. 1 ст. 1.5 КоАП РФ лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина, а в этом случае вина компании отсутствует.

Таким образом, работодателю необходимо обзавестись доказательствами нахождения автомобиля во владении другого лица. Таковыми, в частности, могут быть:

– доверенность на право управления транспортным средством другим лицом;

– полис ОСАГО, в котором имеется запись о допуске другого лица к управлению автомобилем;

– договор аренды или лизинга транспортного средства;

– показания свидетелей;

– показание лица, непосредственно управлявшего автомобилем в момент фиксации правонарушения;

– иные свидетельства.

Как видим, перечень доказательств открыт, но в любом случае их будут оценивать и исследовать, то есть они не имеют заранее установленной силы (ч. 2 п. 1.3 Постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Но самое главное - организации нужно самой определиться, платит штраф сам работник, который совершил правонарушение, находясь за рулем автомобиля, платит организация за работника с последующим удержанием оплаченной суммы штрафа или организация оплачивает штрафы за работников без какого-либо удержания (то есть прощает водителям все штрафы).

Чаще всего ситуация со штрафом, присланным работодателю за совершение на его автомобиле нарушения правил дорожного движения, разрешается очень просто: руководство передает постановление о привлечении к административной ответственности работнику, непосредственно управлявшему автомобилем в обозначенные дату и время (это легко установить по путевому листу), и тот платит штраф. Это предусматривается в трудовом договоре и иных документах, регулирующих взаимоотношения работника и организации.

В этом случае в бухгалтерском учете можно не делать никаких записей, а просто вести учет начисленных на организацию штрафов и подтверждение платежными документами их оплаты.

В том случае, если работодатель оплачивает штрафы за водителя (а в последнее время это уже достаточно часто) возможны две ситуации:

1. Организация подписывает с работником соглашение, по которому все оплаченные штрафы организацией по вине этого конкретного работника им возмещаются или удерживаются из заработной платы. Это самый разумный способ.

Но это должно найти отражение в документах, регулирующих взаимоотношения работника и организации, где должно быть указано: организация уплачивает штрафы за работника с последующим удержанием из его заработной платы. Такая возможность предоставлена сторонам положениями ч. 4 ст. 248 ТК РФ.

2. Организация взыскивает с работника суммы штрафов, возникшие по его вине. В этом случае возникает вопрос: сможет ли организация взыскать сумму штрафа с работника и как это правильно оформить документально?

По первой части вопроса можно ответить утвердительно: да, конечно сможет. Ведь главой 39 ТК РФ предусмотрена возможность взыскания с сотрудников ущерба, причиненного работодателю. В частности, согласно положениям ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат). Внимание, вопрос: относятся ли суммы штрафа к такому ущербу? Ответ на этот вопрос дал Роструд еще в 2006 году. Так, в Письме от 19.10.2006 № 174661 ведомство отнесло суммы уплаченного штрафа к прямому действительному ущербу. К такому же выводу пришли и в Минфине. В его Письме от 22.08.2014 № 030406/42105 сказано: в соответствии с п. 2 ст. 130 ГК РФ деньги признаются движимым имуществом, следовательно, изза действий работника работодателю причинен ущерб в виде затрат по оплате штрафа, приведших к уменьшению движимого имущества организации.

Но вопрос о взыскании с работника административного штрафа, уплаченного за него работодателем, при отсутствии соглашения с работником решается неоднозначно. На основании ст. 233 ТК РФ материальная ответственность сотрудника наступает, если ущерб причинен в результате виновного противоправного поведения. То есть для привлечения к ответственности необходимо соблюдение некоторых условий.

Для начала необходимо установить вину водителя. Понятно, что виновность в нарушении правил дорожного движения будет зафиксирована в постановлении по делу об административном правонарушении. Однако работодателю не мешало бы выяснить, чем вызваны данные нарушения. Для этого нужно запросить объяснения и ждать их два рабочих дня. Вы скажете, что этот срок применяется для привлечения к дисциплинарной ответственности. Но срок для дачи объяснений работником при материальной ответственности не определен, значит, можно также ориентироваться на ст. 193 ТК РФ.

Давать объяснения сотрудник не обязан, тем более что принять решение о привлечении к ответственности работодатель вправе и без них (ст. 247 ТК РФ).

В любом случае именно работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что согласно Трудовому кодексу либо иным федеральным законам работник может быть привлечен к ответственности (п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).

Отметим, что даже если у работодателя будет достаточно оснований для привлечения работника к материальной ответственности – взыскания штрафа, необходимо еще правильно провести процедуру привлечения к ответственности, определенную ст. 247, 248 ТК РФ, чтобы работник не мог оспорить взыскание ущерба, ссылаясь на формальные нарушения.

Процедура взыскания следующая:

1. Фиксируется причинение ущерба. В данном случае это факт уплаты работодателем штрафа за нарушение правил дорожного движения работником, управлявшим автомобилем компании. Сумма ущерба может подтверждаться платежными документами об оплате штрафа.

2. Проводится проверка. По правилам ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Таким образом, необходимо издать приказ о создании комиссии для проверки факта уплаты компанией штрафа за нарушение работником правил дорожного движения. Результаты работы комиссии фиксируются в соответствующем акте, который работодатель составляет в произвольной форме.

Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба обязательно. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется акт об этом.

3. Принимается решение о привлечении к ответственности. По окончании проверки руководитель рассматривает результаты работы комиссии, знакомится с представленными документами и принимает решение, взыскивать сумму штрафа с работника или нет. Напомним, что на основании ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право полностью или частично отказаться от его взыскания. Принятое решение оформляется приказом.

4. Взыскивается ущерб. Здесь работодателю необходимо учитывать положения ст. 248 ТК РФ, в силу которой взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Как правило, сумма штрафа за нарушение правил дорожного движения значительно меньше среднего заработка работника. Составляется Приказ руководителя и производится удержание уплаченной суммы штрафа из заработной платы.

Необходимо при этом учитывать два важных условия:

1. Приказ о взыскании может быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (со дня уплаты организацией штрафа).
2. Необходимо помнить также правила ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний из заработной платы. Удерживать работодатель имеет право не более 20 % от начисленной суммы заработной платы за соответствующий период.

    

   В бухгалтерском учете в данном случае будут следующие записи:

    

Дт 76 – Кт 51 – оплата суммы штрафа за виновное лицо (работника) со счета организации, при этом по счете 76 в аналитике указывается виновное лицо (ФИО);

Дт 70 (50) – Кт 76 – удержание из заработной платы (оплата) суммы штрафа.

Оплата штрафа за водителя без последующего удержания

Возможен также вариант, что некоторые организации «прощают» штрафы, возникшие по вине водителей. Это, конечно, не лучший вариант (ведь абсолютно не мотивирует водителей к экономии средств предприятия, они просто безоглядно будут лихачить), но бывает, что для некоторых категорий работников, например, для руководителя, это обычное дело.

В таком случае оплаченные штрафы организация относит за счет собственных средств. Но учтите, что если организация уплатила штраф за нарушение ПДД и впоследствии простила причиненный ей материальный ущерб, у сотрудника возникает экономическая выгода в натуральной форме, которая облагается НДФЛ (Письма МФ РФ от 10.04.2013 № 030406/1183, от 08.11.2012 № 030406/10-310). И хотя многие сегодня утверждают, что удерживать НДФЛ не нужно, это все же остается достаточно спорным вопросом.

В бухгалтерском учете в данном случае будут следующие записи:

Дт 91 – Кт 51 – оплата суммы штрафа за виновное лицо (работника) со счета организации;

 Дт 70 (50) – Кт 68 – удержание из заработной платы (оплата) НДФЛ с материальной выгоды в виде уплаченного штрафа не самим работником, а за счет организации.

В итоге хочется отметить: нельзя однозначно утверждать, что взыскание с водителя суммы штрафа законно – в случае возникновения спора в каждом конкретном случае суд с учетом всех обстоятельств выносит свое решение. Поэтому любое мирное решение лучше войны, и будет наиболее разумным найти компромисс в этой ситуации организации и работнику. В лучшем случае это, конечно, добровольное согласие на оплату штрафов по вине работника (на основании собранных доказательств, что именно он был за рулем и нарушил правила дорожного движения). В худшем – длительная процедура взыскания оплаченной суммы штрафа с виновного работника с применением норм о материальной ответственности.